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Eat the frog first – 6 Tipps für deine Produktivität

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Wie du morgens mehr eledigst, als der Rest innerhalb des ganzen Tages…

Kennst du das nicht auch? Die To-do-Liste hat bereits eine beträchtliche Länge erreicht und du weißt schon gar nicht mehr, wo du anfangen sollst, da kommt noch die E-Mail vom Chef und der Anruf vom Freund rein. Egal, ob auf der Arbeit oder zu Hause – wir fühlen uns heute konstant überlastet. Und wenn wir etwas erledigen, haben wir das Gefühl, es nicht gut genug zu tun, und sind am Ende auch noch unzufrieden.

Glücklicherweise gibt es eine Lösung: „Eat the frog“! Das alte amerikanische Sprichwort besagt, dass wir getrost durch den Tag gehen können, wenn wir das Schlimmste, nämlich den Frosch zum Frühstück, bereits hinter uns haben.

Diese Lebensweisheit überträgt Brian Tracy in seinem Buch auf einen Weg zu mehr Produktivität und Motivation. Indem wir die schwierigen und wichtigen Dinge sofort anpacken, werden wir erfolgreicher, disziplinierter und langfristig zufriedener.

In diesem Artikel wirst du herausfinden,

  • was du alles auf deinem Schreibtisch brauchst,
  • auf welche Aufgaben du dich zuallererst konzentrieren solltest, und
  • warum Köche Vorbilder für eine gute Vorbereitung sind.

Gut geplant: Jedes erfolgreiche Vorhaben beginnt mit einem konkreten Konzept

Fangen wir ganz von vorn an: Dein Tag ist voll mit Aufgaben, Erledigungen und Meetings. Sogar deine Freizeit widmest du der Beantwortung der angestauten E-Mails und der Kurzurlaub mit deinem Partner musste wieder auf das nächste Wochenende verschoben werden. Wo solltest du jetzt anfangen, um endlich mehr Raum für die wichtigen Dinge zu haben?

Genau! Bei den wichtigen Dingen. Bevor du deine Produktivität steigern kannst, musst du für dich selbst erst einmal herausfinden, was eigentlich deine Ziele sind. Und die sollten so klar definiert wie möglich sein. Diese Klarheit wird dir dabei helfen, deinen inneren Schweinehund zu überwinden und die nötigen Aufgaben zu erledigen.

Um deine Ziele wirklich vor Augen zu haben, solltest du sie auf ein Blatt Papier schreiben, anstatt sie nur in deinem Kopf mit dir herumzutragen. Laut Studien schaffen es gerade einmal drei Prozent der Menschen, alle ihre vorgenommenen Ziele zu erreichen – aber damit sind sie oft zehnmal produktiver als andere, die ihre Ideen zwar immer in ihrem klugen Kopf hatten, sie jedoch nie zu Papier bringen.

Hast du dir erst deine Liste mit Zielen erstellt, geht es auch schon an die Arbeit. Damit dir deine Vorhaben weniger groß erscheinen, solltest du die einzelnen Arbeitsschritte so klein wie möglich herunterbrechen. Plane diese Etappen so gut wie möglich und hake am Ende eines Tages ab, wie weit du vorangekommen bist.

Das stärkt sowohl deine Motivation als auch deine Produktivität. Wenn du nicht nach jeder Erledigung überlegen musst, was wohl als nächstes kommt, sondern die Aufgabe schon vor dir sehen kannst, erspart das viel Zeit und Grübelei.

Schließlich kannst du deinen Fortschritt zusätzlich steigern, indem du das sogenannte Pareto-Prinzip, auch 80-zu-20-Regel, anwendest. Die besagt, dass von zehn Dingen zwei wichtiger und sinnvoller sind als die anderen acht zusammen. Konzentriere dich also auf diese zwei Dinge, auch wenn sie mehr Arbeit verursachen.

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Im Fokus: Setze dir Prioritäten und konzentriere dich darauf, diese zu erreichen

Nachdem du herausgefunden hast, was deine Ziele sind, solltest du überlegen, welche davon besondere Priorität haben. Dabei kann es hilfreich sein, dir vorzustellen, welche Konsequenzen deine jetzigen Handlungen in der Zukunft haben werden.

Stell dir z.B. einmal genau vor, wie deine berufliche Karriere in 20 Jahren aussehen soll. Was für ein Arbeitsplatz ist das? Wo liegt er? Und welche Kollegen hast du? Dass diese Vorstellungen ein stärkerer innerer Antrieb sind als Bildung oder sozioökonomischer Hintergrund, fanden Wissenschaftler an der Universität Harvard heraus. Es ist die Perspektive im Leben, die uns voranbringt, und nicht die kleinen Alltagssorgen im Hier und Jetzt, die zu viel unserer Energie verbrauchen.

Um deine Prioritäten im Kopf zu behalten, kannst du die sogenannte ABCDE-Methode anwenden. Jeder deiner Prioritäten ordnest du einen Buchstaben zu. A steht dabei für allerhöchste Priorität, wie z.B. den Lebenslauf fertig machen, und E für eher weniger zentrale Dinge, beispielsweise der geplante Star Wars-Marathon.

Hast du deine Prioritäten nach diesem Prinzip sortiert, wirst du feststellen, dass die anstrengenderen Sachen auch eine höhere Priorität zugeordnet bekommen haben. Und genau das sind die Dinge, an denen du dranbleiben musst! Fang am besten direkt mit diesen Aufgaben an und wende dich erst nach getaner Arbeit niedrigeren Prioritäten zu.

Ordnung muss sein : Ein aufgeräumter Kopf und Schreibtisch helfen beim Konzentrieren

Der erste Weg zur Produktivität, das Setzen von Zielen und Prioritäten, ist geschafft. Allerdings reicht das allein noch nicht, um langfristig effektiver zu werden. Dafür brauchst du noch etwas anderes Essentielles: dich. Lerne, dich und deine Umgebung so zu verbessern, dass du konzentrierter und besser arbeiten kannst.

Das fängt bei ganz einfachen Dingen wie deinem Arbeitsplatz an. Beim Umherblicken fällt dir sicher schnell auf, wie viele dieser Papierberge und Stiftehalter du entweder gar nicht brauchst oder zumindest nichts auf deinem Schreibtisch verloren haben. Räume deinen Tisch auf und du wirst sehen, dein Kopf wird gleich mitaufgeräumt.

Bevor es mit der Arbeit losgeht, solltest du dir überlegen, welche Materialien du benötigen wirst. Stift, Papier, Laptopkabel – lege dir diese Dinge bereit, um später nicht unnötig unterbrochen zu werden. Das kannst du dir wie beim Kochen vorstellen: Bevor es losgeht, besorgst du erst einmal alle Zutaten. Ein guter Koch hat schon alles parat, was er bei der Zubereitung braucht, und muss nicht erst auf die Suche nach den Tomaten gehen, während in der Pfanne die Zwiebeln anbrennen.

Als nächsten Schritt kannst du dich darauf konzentrieren, deine eigenen Fähigkeiten genauer zu betrachten. Was fiel dir schon immer leichter als anderen? Welche Fähigkeiten haben dir privat oder beruflich bisher immer geholfen? Ist es etwa dein Talent für Sprachen, dein logisches Denkvermögen oder deine Ruhe und Geduld im Umgang mit anderen Menschen?

Diese Fähigkeiten solltest du ausbauen und verbessern, weil sie dir beim Erreichen deiner Ziele behilflich sein werden. Du würdest ja gern, hast dafür aber leider keine Zeit? Nun, wie wäre es mit der Zeit, die wir im Auto, dem Zug oder dem Bus verbringen? Podcasts und Hörbücher (und auch Audioblinks) können wir überall mit hinnehmen und darüber hinaus bietet sich oft die Gelegenheit, diese einfach mal in einer anderen Sprache anzuhören – z.B. in unserem angerosteten Französisch, das wir schon lange mal verbessern wollten.

Hast du z.B. seit Wochen vor, diese Bewerbung für deinen Traumjob abzuschicken, drückst dich aber davor, weil du ja erst noch Leute kontaktieren, deinen Lebenslauf aktualisieren und Anschreiben verfassen musst? Beiß die Zähne zusammen und konzentriere dich so lange, bis die einzelnen Schritte erledigt sind. Facebook- und Twitter-Besuche zwischendurch lenken dich nur ab und verbrauchen am Ende doppelt so viel Zeit wie eigentlich nötig.

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Klar schaff ich das: Optimismus und Training machen dich produktiver

Die meisten von uns haben tolle Ziele und wir wissen eigentlich auch, was wir alles tun müssen, um sie zu erreichen. Warum nur packen wir es so selten an? Da hilft nur knallharte Selbstdisziplin und konsequentes Training! Was nach einem Kung-Fu-Film klingt, wurde in Studien wiederholt bewiesen: Menschen, die Disziplin und Geduld haben, sind erfolgreicher und motivierter.

Unser Körper funktioniert wie eine Maschine: Wir brauchen Nahrung, um Energie für die Arbeit zu haben, und Schlaf, um uns „instand zu halten“. Versuche also, eine gute Balance zwischen Arbeit und Ruhe zu finden. Nach acht Stunden konzentrierter Arbeit kann unser Körper leider sowieso nicht mehr so viel Produktives leisten.

Der Schlüssel deiner Produktivität liegt in dir selbst: 95% aller Emotionen, die wir durchlaufen, sind das Ergebnis unserer konstanten Selbstreflexion. Stell dir also vor, wie motiviert du sein kannst, wenn du es dir nur immer wieder sagst.

Optimisten leben nicht nur länger, sondern arbeiten auch besser: Versuche, auch in Rückschlägen Positives zu sehen und bei Problemen aktiv nach Lösungen zu suchen. Mit der Zeit wirst du merken, dass diese positive Denkweise dich nicht nur selbstbewusster, sondern auch effektiver macht. Nur durch deine eigene Unterstützung kannst du Dinge effektiver und disziplinierter erledigen.

Auch das leidige Thema Ablenkung kannst du positiver betrachten: Wie wäre es mit kreativer Prokrastination? Statt der wichtigen werden einfach mal die unwichtigen Dinge konstant aufgeschoben und geraten somit in Vergessenheit. Du wolltest noch diese Fernsehserie schauen? Verschieb es doch mal auf morgen – und morgen vielleicht auf übermorgen…

Kann ich nicht gibt es nicht : Erkenne deine Schwächen und gehe sie an!

So weit, so gut. In den letzten Abschnitten hast du genug Ratschläge bekommen, wie du deine Prioritäten klarer stecken, deine Zeit besser einteilen und dich selbst besser motivieren kannst. In der Realität gibt es jedoch immer irgendwelche ungeahnten Faktoren in der Gleichung, die den sicheren Weg zum Erfolg aus dem Gleichgewicht bringen. Wie gehen wir mit ihnen am besten um?

Versuche zuerst einmal herauszufinden, was oder wer genau dich zurückhält. Ist es eine Person, eine persönliche Schwäche oder vielleicht ein materielles Problem? Sei bei deinem Urteil jedoch vorsichtig und reflektiert. Es ist einfach, Dritte für unser persönliches Scheitern verantwortlich zu machen, obwohl wir wissen, dass uns selbst eigentlich die nötigen Fähigkeiten, Talente oder Erfahrungen fehlen.  

Keine dieser Schwächen wird dich jedoch wirklich an der Umsetzung deiner Ziele hindern. Es ist völlig normal, dass du dich vielleicht von all den Dingen, die du gerne ändern und verbessern würdest, erschlagen fühlst. Doch auch hier gilt: Schritt für Schritt. Erkenne die wichtigste Veränderung und fang an, daran zu arbeiten. Wie auch beim Sport kommt der Erfolg langsam und erfordert regelmäßiges Training.

Eine Schwäche, die viele von uns haben, ist der konstante Druck, dem wir uns gegenüber unseren Mitmenschen ausgesetzt fühlen. Es ist wichtig, dass du dir noch einmal klar machst, dass nur du selbst bestimmst, wie viel du leisten sollst. Dies wird dich motivieren, auch ohne externen Druck Aufgaben zu erledigen, ohne sie aufzuschieben.

Stell dir z.B. vor, du würdest morgen spontan in den Urlaub fahren. Welche Dinge müsstest du unbedingt vorher noch erledigen? Kümmere dich direkt darum und du wirst deinen eigenen Anforderungen gerecht.

Zu beschäftigt? Wann du Zeit hast, entscheidest du

Der Schlüsselfaktor zu mehr Produktivität liegt in der richtigen Zeiteinteilung. Es gibt Aufgaben, die nicht in viele kleine Schritte unterteilt werden können, sondern auf einmal viel Zeit in Anspruch nehmen. Mit dem richtigen Zeitplan ist das kein Problem.

Versuche, diese Zeitabschnitte zu planen, sodass du deinen restlichen Tag darum gestalten kannst. Du kannst z.B. einen Termin mit dir selbst machen, für den du zwei Stunden freihältst, um eine lang aufgeschobene Aufgabe ohne Unterbrechung erledigen zu können. Dieser Stundenplan wird dir helfen, dich an das Vorgenommene zu halten. Auch Menschen, die viel in ihrem Beruf reisen, verwenden diesen Zeitplan. Geschäftsreisende müssen z.B. ein paar Stunden ihres Tages einplanen, um Feedback-Gespräche mit Kunden zu führen oder neue anzuwerben.

Das richtige Planen hilft dir also bei einer besseren Zeiteinteilung. Warte hierbei jedoch nicht zu lange! Nur durch stetiges Arbeiten kommst du in einen Flow, der dich irgendwann die Dinge von selbst, ohne festen Stundenplan, erledigen lässt. Du wirst merken, dass Ideen schneller kommen und dir die Arbeit leichter von der Hand geht.

Die Kernaussage dieses Artikels ist:

Es stimmt: Der Tag hat nicht genug Stunden, um all das zu schaffen, was wir uns vorgenommen haben. Doch mit einer höheren Produktivität kannst du trotzdem mehr erledigen. Setze dir dafür die richtigen Prioritäten und hör auf, unnötige Dinge zu tun. Packe zuerst die Aufgaben an, die dir am schwersten erscheinen.

Was du konkret umsetzen kannst:

Tu etwas. Jeden Tag.

Du willst mit deinen Zielen und Wünschen vorankommen? Lies jeden einzelnen Tag ein paar Seiten, rufe ein paar potentielle Kunden an, mach ein paar Übungen. Es sind die kleinen Schritte, die dich Tag für Tag weiterbringen, deine Motivation erhöhen und am Ende zu Veränderungen führen.

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