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Wie du produktiver werden kannst, indem du dich auf das Wesentliche fokussierst

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Wie du produktiver werden kannst, indem du dich nur noch auf das Wesentliche fokussierst.

Wir alle tun, konsumieren und produzieren mehr als jemals zuvor. Tag für Tag werden wir mit Informationen überschüttet. Tag für Tag erreichen uns Dutzende oder gar Hunderte E-Mails und Anrufe, die uns alle dazu auffordern, etwas zu tun. Im Folgenden wirst du lernen, wie du produktiver werden kannst.


Viele von uns verwenden ihre Energie darauf, alles zu erledigen und überall dabei zu sein, ohne eine Unterscheidung zwischen Wesentlichem und Unwesentlichem vorzunehmen. Produktivitätstechniken sollen uns dabei helfen, jeden Tag möglichst viel von allem zu erledigen.


Vieles zu tun ist aber nicht gleichbedeutend damit, viel zu schaffen. Wer viel tut, der tut meist auch viel Unwichtiges, Unwesentliches.


Wir müssen uns daher Grenzen setzen und uns zwingen, den Fokus auf das Wesentliche zu legen.
Indem wir uns auf die wesentlichen Dinge beschränken, schaffen wir es, mit minimalem Aufwand maximale Wirkung zu erzielen.


Wer sich beschränkt, der lernt, in allen Lebensbereichen seine Energie nur auf die Dinge zu konzentrieren, die ihm wirklich wichtig sind. Wer sich zwingt, weniger Aufgaben zu erledigen, kann dafür die wirklich wichtigen zuverlässig und gut erledigen. Wer sich auf die wichtigsten Projekte beschränkt, statt zwanzig parallel zu bearbeiten, kann diese schnell und erfolgreich abschließen.


Bewusste Beschränkung zwingt uns, effektiv an den Dingen zu arbeiten, die uns wirklich voran bringen. In anderen Worten:


Wenn du effektiv arbeiten willst, dann beschränke dich auf das Wesentliche.

Kenne deine Prioritäten

Wer sich auf das Wesentliche konzentrieren will, der muss zunächst herausfinden, worin für ihn die wesentlichen Dinge bestehen. Sobald wir wissen, was für uns essenziell ist, können wir anfangen, alles nicht Essenzielle aus unserem Leben zu entfernen.


Woran erkennen wir die wesentlichen Dinge? Indem wir sie danach bewerten, wie sie unser Leben verändern und ob sie zu unseren langfristigen Zielen passen. Dabei hilft es, sich immer wieder die richtigen Fragen zu stellen:

  • Was sind meine Werte und Ziele?
  • Was ist mir wichtig, was liebe ich?
  • Was hat den größten Einfluss auf mein Leben?
  • Welche Dinge haben langfristig den größten Einfluss?
  • Was sind wirklich Bedürfnisse, was lediglich Wünsche?

Um uns über diese Dinge klar zu werden, müssen wir uns immer wieder die Zeit nehmen, einen Schritt zurück zu treten und unser Leben von außen zu betrachten.


Das gilt für alle Lebensbereiche:

  • Welches sind meine wesentlichen Ziele?
  • Welche meiner Verpflichtungen sind wirklich essenziell?
  • Welche Projekte entsprechen meinen langfristigen Zielen?
  • Wie viel E-Mail brauche ich wirklich in meinem Leben?
  • Welche der Dinge, die ich besitze, brauche ich wirklich?

Wer seine Prioritäten kennt, der kann seine Aufgaben, Projekte und sonstigen Verpflichtungen danach bewerten, wie wichtig sie wirklich sind. Es lohnt sich, die Zeit zu investieren, um sich über diese wichtigen Fragen klar zu werden.


Daher:


Wer sich auf das Wesentliche beschränken will, muss zuerst seine Prioritäten kennen.

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Werde produktiver, indem du Entscheidungen triffst und konsequent bist

Ohne Beschränkungen zu leben, ist wie Shoppen ohne Grenzen. Nur wenn wir uns ein Budget auferlegen, zwingen wir uns dazu, bei den essenziellen Dingen zu bleiben.


Indem wir uns scheinbar einschränken, fokussieren wir unsere Energie auf die wirklich wichtigen Dinge. Wir hören auf, Zeit und Energie auf Dinge zu verwenden, die sie eigentlich nicht verdienen.


Es geht tatsächlich also nicht darum, uns einzuschränken – vielmehr schaffen wir uns durch bewusstes Beschränken Freiräume für das Wichtige, indem wir uns von Unwichtigem befreien. Indem wir z.B. unwichtige Projekte abgeben, schaffen wir Zeit, die wir mit Menschen verbringen können, die wir lieben.


Wer seine Familie als Priorität sieht, der sollte seine Freizeit nicht damit verbringen, entfernten Bekannten Gefälligkeiten zu erweisen, anstatt Zeit für seine Kinder zu haben.
Das bedeutet auch, dass wir anderen klar zeigen müssen, dass unsere Zeit beschränkt ist und wir klare Prioritäten haben. So lernen die Menschen um uns herum, unsere Zeit und Energie wertzuschätzen und hören auf, uns mit Unwichtigem zu behelligen.


Wer lernt, Nein zu sagen, stößt damit andere viel weniger vor den Kopf als er denkt. Vielmehr verdient man sich damit oft Respekt im eigenen Umfeld: Die Menschen um uns lernen, dass wir nicht jeder Bitte Folge leisten können und dass man uns nicht wegen jeder Kleinigkeit von unseren wichtigen Aufgaben abhalten sollte.


Wir müssen also lernen zu priorisieren, Nein zu sagen und anderen klar unsere Grenzen aufzuzeigen.


Prioritäten müssen gelebt werden: Triff Entscheidungen und kommuniziere sie auch.

Ändere deine Gewohnheiten

Wenn wir uns wirklich dauerhaft verändern möchten, müssen wir lernen, neue Gewohnheiten aufzubauen. Der Motivationstrainer und Erfolgscoach Christian Bischoff hat daher erst kürzlich ein Video auf YouTube veröffentlicht.


Das funktioniert am besten, wenn wir uns darauf beschränken, zu einem Zeitpunkt an einer Gewohnheit zu arbeiten. Wenn wir es einen Monat lang schaffen, eine neue Gewohnheit jeden Tag auszuführen, dann geht sie uns in Fleisch und Blut über.


Um sicherzustellen, dass uns die Motivation nicht abhanden kommt, sollten wir unser Vorhaben öffentlich machen. Im Idealfall schließen wir uns mit anderen zusammen, die ebenfalls an ihren Gewohnheiten arbeiten wollen, und unterstützen uns gegenseitig.


Durch die Gruppe bzw. die Öffentlichkeit, der wir Rechenschaft schuldig sind, wird es schwieriger, die Arbeit an der neuen Gewohnheit schleifen zu lassen oder frühzeitig abzubrechen. Wenn wir uns täglich zwingen, einen Bericht abzuliefern, dann erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass wir täglich an der neuen Gewohnheit arbeiten.


Dabei sollten wir uns messbare Ziele setzen, aber solche, die so leicht sind, dass wir sie auf jeden Fall erreichen. Dies soll Demotivation infolge von Misserfolgen verhindern.
Gewohnheiten, die für viele Menschen eine Lebensänderung im positiven Sinne bewirken, können z.B. sein:

  • E-Mails nur noch zweimal am Tag lesen.
  • Jeden Morgen die drei wichtigsten Aufgaben des Tages erledigen.
  • Täglich fünf bis zehn Minuten Sport machen.
  • Täglich Obst essen.

Wenn du dein Leben ändern willst, dann ändere deine Gewohnheiten.

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Ändere deine Gewohnheiten konstant, aber sicher

Statt klein anzufangen, wollen wir meist von heute auf morgen alles verändern, scheitern damit und geben frustriert auf. Viel zu oft scheitern deswegen auch unsere Pläne, irgendeine Veränderung dauerhaft beizubehalten.


Das muss nicht sein. Gewohnheiten entstehen durch Konstanz. Und Konstanz erreichen wir am ehesten, wenn wir klein anfangen und uns langsam vorwärts arbeiten. Die Jungs von Flowfinder haben dies ganz gut in ihrer 30-Tage-Challenge erklärt.


Wenn wir uns eine neue Gewohnheit aneignen wollen, dann ist unsere Erfolgsaussicht umso größer, je kleiner wir anfangen. Denn große Veränderungen führen oft zu Misserfolgen, und Misserfolge demotivieren uns und lassen uns unsere Pläne begraben.


Änderungen funktionieren vor allem, indem wir konstant an einer neuen Gewohnheit arbeiten. Und um sicherzustellen, dass uns dazu nicht der Enthusiasmus ausgeht, sollten wir uns in ganz kleinen Schritten voran arbeiten.


Wenn wir z.B. die Gewohnheit schaffen wollen, täglich Sport zu treiben, spricht überhaupt nichts dagegen, mit nur fünf Minuten täglich anzufangen. Das ist so wenig, dass wir es auf jeden Fall schaffen, und so können wir uns langsam vorarbeiten und haben dabei lauter kleine Erfolgserlebnisse.


Der Schlüssel zur Veränderung sind Gewohnheiten, und die entstehen nur durch Konstanz. Deswegen:


Erarbeite dir deine Gewohnheiten langsam, aber dafür sicher.

Werde produktiver, indem du deine Erfolge unterteilst

Es ist einfach, sich Ziele zu setzen, aber viel schwieriger, diese auch zu erreichen. Dafür brauchen wir Energie, Fokus und Motivation – alles Dinge, über die wir nur begrenzt verfügen. Wie du deine Ziele besser organisierst und vor allem am Morgen schon produktiv wirst, habe ich in einem anderen Artikel beschrieben.


Daher ist es am wahrscheinlichsten, ein Ziel zu erreichen, wenn wir uns voll und ganz auf dieses eine Ziel konzentrieren. Wenn wir uns ein Ziel suchen, das sich z.B. in einem Zeitraum von sechs bis zwölf Monaten erreichen lässt, ist es sinnvoll, während dieser Zeit all unsere Energie auf das eine Ziel zu bündeln.


Um unserem Ziel stetig näher zu kommen, unterteilen wir das große Ziel in viele kleine Unterziele, die sich in kürzeren Zeiträumen erreichen lassen, z.B. in einer Woche. Wenn wir jede Woche ein Unterziel erreichen, kommen wir unserem großen Ziel jede Woche einen Schritt näher.


Für unsere tatsächliche Arbeit definieren wir Projekte. Darin muss ein konkreter Zustand definiert sein, der bis zum Ende des Projekts erreicht werden soll. Um diesen Zustand zu erreichen, erstellen wir eine bestimmte Menge konkreter Aufgaben, die sich alle möglichst schnell erledigen lassen. Idealerweise sollte jede Aufgabe so kurz sein, dass wir sie in 30 Minuten abschließen können.

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Um sicherzustellen, dass wir alle unsere Projekte auch abschließen, sollten wir niemals zu viele gleichzeitig bearbeiten. Wir wählen drei Projekte aus und beginnen kein neues Projekt, ehe diese drei beendet sind.


Je mehr diese Projekte mit unserem großen Ziel zu tun haben, desto besser.

Deswegen:


Staffele deine Erfolge: Denke in Zielen, Unterzielen, Projekten und Aufgaben.

Sei fokussiert – Lebe im Jetzt!

Unser Fokus ist unser wichtigstes Werkzeug, um wirklich produktiv zu werden.

Ivan Blatter, Coach für Zeitmanagement, hat hierzu einen sehr guten Artikel geschrieben, den ich dir hier verlinke.


Unter unseren Aufgaben sollten wir den Fokus immer auf die wichtigen, die wesentlichen legen. Jeder Tag ist am effektivsten damit begonnen, erst die allerwichtigste Aufgabe zu erledigen, dann die zweitwichtigste usw.


Während wir eine Aufgabe bearbeiten, müssen wir uns ganz und gar auf diese eine Aufgabe konzentrieren. Multitasking und ständige Unterbrechungen machen ineffizient.
Wenn wir in Versuchung geraten, uns ablenken zu lassen, halten wir einfach kurz inne, atmen tief durch und widmen uns dann wieder ganz der einen Aufgabe.


Für plötzliche Einfälle und andere Störungen, die uns von der eigentlichen Arbeit abhalten können, ist es sinnvoll, immer ein Notizbuch oder einen Zettel parat zu haben: um diese Dinge schriftlich festhalten und sich dann wieder voll der eigentlichen Aufgabe widmen zu können.


Um uns optimal auf jede Aufgabe konzentrieren zu können, ist es wichtig, dass wir lernen, im Jetzt zu leben und den Fokus auf die Gegenwart zu richten, anstatt immerzu über die Vergangenheit oder Zukunft nachzudenken. Das macht uns glücklich und ermöglicht uns, ganz in unserer Arbeit aufzugehen.


Den Fokus auf das Jetzt sollten wir in unserem ganzen Alltag trainieren. Wenn wir essen, essen wir, und nichts weiter. Wenn wir Sport treiben, treiben wir Sport, und nichts weiter. Wir sollten uns ganz und gar auf diese eine Tätigkeit konzentrieren. Diese Art der Konzentration ist wie eine Meditation und hilft uns, im Jetzt zu leben und Freude daran zu haben.


Sei fokussiert – Lebe im Jetzt und konzentriere dich voll auf jede Aufgabe.

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Beginne mit deinen wichtigsten Aufgaben zuerst!

Wir erledigen keine Projekte, wir erledigen Aufgaben. Um das effektiv zu tun, sollten wir uns immer voll auf eine Aufgabe konzentrieren. Multitasking funktioniert nicht.


Um Prokrastination und Multitasking zu vermeiden, sollten wir unsere Aufgaben so klein machen, dass wir sie schnell erledigt bekommen, z.B. in einer halben Stunde. Große Aufgaben sind immer die, die liegen bleiben, weil die Hürde zu groß ist, mit ihnen anzufangen.


Je kleiner die Aufgabe, desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass wir sie bearbeiten und abschließen.


Besonders effektiv ist es, sich für jeden Tag die drei MITs (most important tasks) zu definieren, die man als erstes am Morgen erledigt, ehe man sich irgendetwas anderem zuwendet.

Dadurch, dass wir als erstes am Tag unsere drei wichtigsten Aufgaben erledigen, stellen wir sicher, dass wir jeden Tag ein Stückchen weiter kommen – egal, was den Rest des Tages passiert.


MITs sollten möglichst mit unseren Zielen zu tun haben und uns ihnen einen Schritt näher bringen. Es empfiehlt sich, die MITs jeweils am Vortag festzulegen, sodass wir morgens direkt mit ihnen beginnen können.

Also:


Beginne jeden Tag mit deinen wichtigsten Aufgaben.

Minimiere deine Zeit mit Emails & Social Media

Viele von uns verbringen einen Großteil ihrer Zeit damit, E-Mails zu lesen und zu schreiben. Meist entspricht das aber nicht unseren Zielen oder hat nicht einmal etwas mit ihnen zu tun.


Entsprechend sollten wir versuchen, die Zeit zu minimieren, die wir mit E-Mails verbringen.


Wir sollten die Anzahl an Postfächern möglichst auf eins reduzieren (z.B. indem wir alle Mailadressen in einem Mailprogramm bündeln), E-Mails schnell bearbeiten und unser Eingangsfach immer leeren, wenn wir es öffnen.


Weitere Tricks, die uns helfen können, unsere E-Mail-Zeit zu beschränken:

  • Wir setzen uns bewusste Grenzen, indem wir z.B. festlegen, dass wir nur zweimal am Tag Mails lesen.
  • Wir lesen Mails nicht, wenn wir produktiv arbeiten könnten, sondern z.B. vor der Mittagspause und dem Feierabend.
  • Wir stellen alle Benachrichtigungen ab und lesen E-Mails nur, wenn wir es wollen (und nicht der Absender).
  • Wir reduzieren den Strom eingehender E-Mails, z.B. indem wir alles Irrelevante (z.B. weitergeleitete Bilder oder Spaß-Mails) sofort löschen.
  • Wir richten Filter ein, um bestimmte Absender auszusortieren.
  • Wir richten einen Sammel-Ordner ein, in den wir Unwichtiges leiten, das wir dann z.B. am Ende der Woche gebündelt abarbeiten.

Besonders wichtig ist es, den Posteingang nicht als To-Do-Liste zu verwenden. Wenn wir eine E-Mail lesen, dann entfernen wir sie aus dem Posteingang.

Steht in ihr eine Aufgabe, dann erledigen wir diese entweder sofort oder wir notieren sie in unserer To-Do-Liste. Wenn du lernen willst, wie du richtig effiziente To-Do-Listen erstellst, mit denen du deine Produktitivät um ein 20-faches erhöhen kannst, schau doch mal in meinem neuen Programm für Zeitmanagement vorbei.


Genauso wichtig ist es, uns selbst zu kurzen E-Mails zu zwingen. Meist reichen drei Sätze, und damit reduziert sich unsere E-Mail-Zeit gewaltig.

Daher:


Minimiere deine Zeit mit E-Mails, um effizient zu bleiben.

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Zusammenfassung


Die übergreifende Botschaft des Artikels lautet:


Weniger ist mehr. Durch bewussten Fokus auf das Wesentliche erreichen wir mit geringerem Aufwand unsere Ziele und schaffen uns Freiräume, um ein erfülltes Leben zu führen.


Wie kann Beschränkung zu effektiverem Arbeiten führen?

  • Wenn du effektiv arbeiten willst, dann beschränke dich auf das Wesentliche.
  • Lerne deine Prioritäten kennen, um zu wissen, was das Wesentliche ist.
  • Prioritäten müssen gelebt werden: Triff Entscheidungen und kommuniziere sie auch

Wie kann durch den Aufbau von Gewohnheiten Verhalten verändert werden?

  • Wenn du dein Leben ändern willst, dann ändere deine Gewohnheiten.
  • Erarbeite dir deine Gewohnheiten langsam, aber dafür gründlich.

Wie können Planung und Fokus zu höherer Produktivität führen?

  • Staffele deine Erfolge: Setze dir Ziele, Unterziele, Projekte und Aufgaben.
  • Sei fokussiert – Lebe im Jetzt und konzentriere dich voll auf jede Aufgabe.
  • Beginne jeden Tag mit deinen wichtigsten Aufgaben.
  • Minimiere deine Zeit mit E-Mails, um effektiver arbeiten zu können.

Jetzt würde mich interessieren: Was machst du bisher, um produktiver zu werden?

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